Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się sposób, w jaki przetwarzane są informacje. To, co przy kilku pracownikach można było kontrolować za pomocą arkuszy i pojedynczych skryptów, przy większej liczbie operacji zaczyna wymagać bardziej uporządkowanego podejścia. Tyczy się to szczególnie dystrybucji, gospodarki magazynowej, księgowości a także obsługi klientów.
Wybierając oprogramowanie Comarch, warto zatem patrzeć nie tylko i wyłącznie na listę dostępnych funkcji, lecz również na sposób ich zastosowania w konkretnych procesach. Sama obecność określonego modułu nie oznacza jeszcze, że będzie on potrzebny wszystkim użytkownikom. Z praktycznego punktu widzenia istotniejsze jest ustalenie, jakie informacje mają być wprowadzane, kto będzie z nich korzystał i na jakim etapie powinna nastąpić ich dalsza obsługa. Częstym uchybieniem jest próba odwzorowania każdego starego rozwiązania w nowym systemie. Niektóre procedury funkcjonowały przez lata tylko dlatego, że wcześniejsze narzędzia nie pozwalały pracować całkiem inaczej.
Przed rozpoczęciem modyfikacji warto też rozważyć przepływ dokumentów od początku do końca. Faktura, zamówienie czy dokument magazynowy może przechodzić przez kilka osób, a każda z nich może potrzebować innego zakresu informacji. Jeżeli na którymś etapie dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek i dodatkowa praca. Z drugiej strony pełna automatyzacja nie zawsze jest najlepszym rozstrzygnięciem. Przy niekonwencjonalnych operacjach potrzebna może być możliwość ręcznej weryfikacji lub zatrzymania procesu przed jego zakończeniem. Takie przypadki powinno się uwzględnić już w trakcie projektowania sposobu pracy. Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnych obszarach działalności, dlatego zakres konfiguracji powinien wynikać z faktycznych potrzeb, a nie z założenia, że wszystkie dostępne sposobności muszą zostać uruchomione. Ma to znaczenie również dla późniejszej obsługi systemu, ponieważ każda dodatkowa reguła, formularz czy nietypowe ustawienie zwiększa liczbę elementów, które konsumenci muszą znać.
Osobną kwestią pozostaje przygotowanie użytkowników. Wprowadzenie nowego systemu zmienia na prawdę bardzo często nie tylko wygląd ekranów, ale również kolejność wykonywania poszczególnych czynności. Osoba, która przedtem wpisywała dane w kilku miejscach, może otrzymać inne zadanie, ponieważ część informacji będzie pochodziła z wcześniejszego etapu procesu. W pierwszych tygodniach użytkowania pojawiają się też pytania dotyczące sytuacji rzadkich: korekt, anulowanych dokumentów, zwrotów, zmian cen czy błędnie wprowadzonych danych. Nie warto ograniczać testów jedynie do standardowych scenariuszy. To właśnie nietypowe przypadki pokazują, czy przyjęte zasady są zrozumiałe i czy system daje możliwość je obsłużyć bez tworzenia dodatkowych obejść. Wdrożenia Comarch powinny zatem uwzględniać zarówno konfigurację, jak i sposób wykonywania zadań przez osoby, które będą pracować z systemem na co dzień. Technicznie poprawne ustawienie może okazać się niewygodne, jeżeli wymaga od użytkownika wykonywania wielu czynności, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb procesu.
Znaczenie ma także stopień po uruchomieniu rozwiązania, kiedy można porównać założenia przyjęte przed rozpoczęciem prac z faktycznym sposobem działania. Wówczas na prawdę bardzo często wychodzą na jaw drobne problemy, tj. niejasne nazwy pól, niepotrzebne uprawnienia, brak danych potrzebnych do raportu lub zbyt trudny wymianę dokumentu. Nie każda zauważona różnica wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Zdarza się, że wystarczy zmiana procedury lub przeszkolenie użytkowników, a w innych sytuacjach konieczna jest modyfikacja ustawień lub sposobu konwersji danych z innym systemem. Wdrożenia Comarch mogą też obejmować integracje, dlatego przy analizie problemu trzeba ustalić, w którym miejscu de fakto powstaje błąd. O ile dane są poprawne w jednym systemie, ale nieprawidłowe po przekazaniu do kolejnego, sama zmiana ustawień pierwszego kodu nie musi rozwiązać problemu. Takie współzależności mają znaczenie w szczególności w organizacjach, w których wiele procesów opiera się na automatycznym przekazywaniu informacji między różnymi narzędziami.
Polecam: serwis kas fiskalnych łódź.