W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. O ile przedtem ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka możliwości, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.
Najpierw trzeba ustalić, które informacje są aktualne, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnorakich części działalności, dlatego zakres przygotowań zależy od liczby użytkowników, rodzaju procesów a także stopnia ich powiązania. Zupełnie inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym głównie do obsługi sprzedaży, a zupełnie inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle powiązane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.
Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności wykonywane poza głównym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie zawsze oznacza to błąd organizacyjny. Czasem jest to rozwiązanie stosowane od dawna ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w współzależności od potrzeb, jednakże każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. W szczególności łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszakże przemienić dane wykorzystywane w późniejszym czasie przez magazyn, księgowość albo osoby przygotowujące zestawienia.
Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę przede wszystkim na te elementy, które dotyczą ich codziennych obowiązków, dlatego szkolenie oparte wyłącznie na ogólnym przedstawieniu możliwości systemu może nie odpowiadać prawdziwym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, ale także mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może mieć pominięcie określonego pola lub wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się także problem różnego poziomu doświadczenia. Jedni szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą zatem obejmować nie tylko i wyłącznie konfigurację programu, ale również zobowiązanie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto przy tym uwzględnić sytuacje niesamowite, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy niekonwencjonalnych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.
Po uruchomieniu systemu pojawia się stopień obserwowania jego wykorzystania w rzeczywistych ustaleniach. Testy zrobione przedtem pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, niemniej jednak nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w zwykłym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji lub zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wtedy elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków a także codziennych decyzji osób korzystających z poszczególnych funkcji.
Źródło: oprogramowanie comarch erp optima.